We’re Hiring an Administrative Assistant!

Stellenbeschreibung: Administrative Assistant  /  Bürokraft, Archer Relocation, Berlin

Unsere Expertise bei Archer Relocation ist es, die Einwanderung unserer Kunden nach Deutschland und die Suche eines neuen Zuhauses so komfortabel wie möglich zu gestalten. Wir sind “your first new friend” für unsere Kunden in Berlin und bieten einen personalisierten Service auf Schritt und Tritt. Von der Wohnungssuche über die erfolgreiche Abwicklung von Visa und Aufenthaltsgenehmigungen für alle Familienmitglieder bis zur Anmeldung aller erforderlichen Angelegenheiten rund ums alltägliche Leben arbeiten wir während des gesamten Einwanderungsprozesses eng mit unseren Kunden zusammen. 

Wir sind ein kleines, schnell wachsendes Unternehmen und erweitern unser Team, um der wachsenden Nachfrage nach unserem Service gerecht zu werden. 

Wir suchen eine effiziente, zielgerichtete Bürokraft mit kaufmännischer Ausbildung, m/w/d, die 25 bis 38,5 Stunden pro Woche direkt mit unserer Geschäftsführung zusammenarbeitet. In dieser Rolle haben Sie die Möglichkeit gemeinsam mit unserem jungen Unternehmen zu wachsen.

Qualifizierte Kandidat*innen haben eine positive Grundeinstellung, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und können eine Vielzahl von Aufgaben im Blick behalten, priorisieren und managen. Genauigkeit, Serviceorientierung und Flexibilität sind unbedingt erforderlich, um die Bedürfnisse unserer vielfältigen und anspruchsvollen Kundschaft zu erfüllen.

Was Sie tun werden:

• Verwaltung und Koordination der unterschiedlichen Arbeitsbereiche, flexibler Einsatz nach täglichen Erfordernissen. 
• Beantworten des Telefons, annehmen, bearbeiten und weiterleiten von Anrufen, erforderliche Anrufe tätigen. 
• E-Mail-Konto und schriftliche Korrespondenz verwalten, Beantworten eingehender E-Mails, Briefpost bearbeiten.
• Verwalten des Kalenders (online), Terminplanung für Kundenbesprechungen, Wohnungsbesichtigungen und Besuche bei Ämtern. 
• Verwalten der Klienten-Datenbank und der Dateisysteme
• Vorbereitung von Unterlagen und Anträgen für Behörden (z.B. Anmeldung, Kitagutschein, Kindergeld etc.).
• Vorbereitende Buchhaltung (Rechnungen, Unterlagen für oder von Kunden zusammenstellen und verwalten). 
• Recherche nach verfügbaren möblierten und unmöblierten Wohnungen, Koordination von Besichtigungsterminen.
• Besuche bei Berliner Ämtern mit oder im Auftrag von Kunden.
• Büro- und Arbeitsmaterial im Blick behalten und nachbestellen

Was Sie mitbringen:

• Serviceorientierung
• Eine freundliche, positive Einstellung
• Kenntnis der allgemeinen Büroabläufe
• Gründliche Kenntnis der bürokratischen Abläufe in Berlin
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kommunikationsfähigkeit sowie Affinität zur Arbeit mit Menschen
• Erstklassige Recherchefähigkeiten
• Selbständige Arbeitsweise 
• Gute organisatorische Fähigkeiten und Effizienz
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Officeprogrammen (Excel, Word)
• Kenntnisse in Google Suite
• Fähigkeit zur Bedienung von Bürogeräten
• Flexibilität im Umgang mit möglicherweise auftretenden bürokratischen Problemen

Über uns:

Archer Relocation unterstützt seit 2015 Expats bei ihrer Relocation nach Berlin. Wir bemühen uns, jedem unserer Kunden einen persönlichen Service zu bieten, wobei wir während des gesamten Einwanderungsprozesses eng mit Einzelpersonen und Familien zusammenarbeiten.

Was wir Ihnen bieten:

• Die Möglichkeit, mit internationalen Kunden aus aller Welt zusammenzuarbeiten
• Anspruchsvolle und dennoch befriedigende Arbeit
• Flexible und unabhängige Arbeitszeiten in unserem Büro in Charlottenburg
• Kooperation und Unterstützung durch unser Team
• Die Chance, Ihre Rolle und Verantwortung in einem wachsenden Unternehmen zu erweitern

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie Ihr Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Ihre Gehaltsvorstellungen an jobs@archer-relocation.com.

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Job Description: Administrative Assistant, Archer Relocation, Berlin

At Archer Relocation, we believe a move to a new city should be as seamless as possible. We are our clients’ first friend in Berlin, offering personalised service every step of the way. From finding an apartment to registering an Anmeldung to obtaining visas and residence permits for every member of the family, we work closely with our clients through the entire process of relocation.

We’re a small, rapidly-growing company, and we’re expanding our team to help meet the needs of our growing client base. We are searching for an organised, goal-driven administrative assistant to work directly with our director on a 25-38.5 hour per week basis. In this role, you will have the opportunity to grow with a young company.

Qualified candidates will have a positive attitude, excellent communication skills, and the ability to stay focused and organised while working on a variety of tasks. You should be detail-oriented with a high regard for accuracy, and most importantly, a genuine desire to meet the needs of our diverse clientele.

What you’ll do:

• Manage day-to-day administration and coordination of all areas requiring support
• Answer phones, take messages, or direct calls to appropriate staff
• Make phone calls
• Manage email account and other written correspondence; send emails; respond to incoming emails
• Manage calendar and schedule appointments for client meetings, apartment visits, city administrative office visits, etc.
• Maintain client database and filing systems
• Prepare paperwork and applications required for authorities (ie. Anmeldung, Kitagutschein, Kindergeld etc.)
• Research available furnished and unfurnished apartments, coordinate viewing appointments 
• Make occasional visits to local post office facility
• Make occasional visits to city authorities/Berlin administrative offices with or on behalf of the client
• Prepare invoices and assist with preparation of paperwork for bookkeeping 
• Maintain all general office supplies; order office supplies

What you’ll bring:

• The desire to help people
• A friendly, positive attitude
• Knowledge of general office procedures
• Knowledge of the bureaucratic procedures involved in living in Berlin preferred but not essential
• Excellent German and English language skills, both written and spoken
• Great communication skills
• Top-notch research skills
• The ability to work independently
• Good organisational skills and efficiency at managing your work
• An affinity for working with people
• Experience with Microsoft Office (Excel, Word)
• Proficiency with Google Suite
• Ability to operate office equipment
• Flexibility in handling bureaucratic issues that may arise

About us: 

Archer Relocation, has been assisting expats moving to Berlin since 2015. We strive to provide a personalised service for each of our clients, working closely with individuals and families through the entire process of relocation.

What we offer:

• The opportunity to work with international clients from all around the globe
• Demanding yet satisfying work
• Flexible and independent working hours from our office in Charlottenburg
• Cooperation and support from our team
• The chance to expand your role and responsibilities with a growing company

We look forward to receiving your application. Please send your cover letter and CV including salary expectations to jobs@archer-relocation.com.